Je suis convoqué(e) à un stage, à quelle adresse est envoyée ma convocation ?

Votre convocation est transmise à votre supérieur hiérarchique via son secrétariat.  Aucune convocation ne peut vous être adressée sur votre boite mail professionnelle directement par l'EAFC.

Une notification vous est adressée dans votre boite mail pour vous signaler l'envoi de cette convocation.

Je veux déclarer mon absence à une session de formation

Si vous ne pouvez assister à une session de formation à laquelle vous êtes convoqué, vous devez déclarer votre absence depuis votre espace stagiaire SOFIA-FMO accessible via le portail ARENA. De fait, les déclarations d’absence envoyées par mail ne sont plus prises en compte.

Vous pouvez déclarer votre absence dès que possible et jusqu’à 7 jours après la session de formation. Passé ce délai, votre absence est automatiquement enregistrée sans justification. Voici le tutoriel pour vous accompagner dans cette démarche.

Pensez à informer également votre supérieur hiérarchique. Il reçoit un récapitulatif mensuel des absences transmis à postériori par SOFIA-FMO.

Je suis convoqué(e) sur deux stages différents au même moment

Vous devez alors faire un choix et ensuite déclarer votre absence dans votre espace stagiaire SOFIA FMO.

Je suis stagiaire, je ne peux pas venir à une session de formation, puis-je donner mon ordre de mission à un(e) collègue ?

Un  ordre de mission est nominatif et ne doit en aucun cas être échangé ou modifié. Il contient des informations personnelles et privées propres à chaque agent, avec des répercussions sur le suivi professionnel. La modification de ces éléments aura pour seul effet, de vous pénaliser, vous et la personne destinataire de la convocation : vous serez noté absent, et aucun remboursement ne pourra lui être accordé.

Puis-je changer de groupe ou me rajouter sur une autre date de stage ?

Il n'est pas possible de demander des modifications de groupes.

Je suis convoqué(e) à une formation, que dois-je faire pour être remboursé(e) ?

Vous devez renvoyer votre ordre de mission dûment complété et signé uniquement par voie postale à l'adresse indiquée au bas de votre convocation avec les justificatifs (titres de transports, facture d'hôtel.) dans les 15 jours qui suivent la formation. Aucun justificatif n'est à produire s'agissant des remboursements de frais de repas. Cependant, toute case non cochée signifie que vous n'en demandez pas la prise en charge. La prise en compte de votre frais est dépendant de la preuve de votre présence qui sera possible uniquement grâce à votre signature sur la feuille d'émargement restituée par le formateur. 

J'ai oublié d'émarger, que dois-je faire pour signaler ma présence à une formation ?

Vous devez contacter le responsable de la formation afin qu'il atteste de votre présence auprès des services de l'EAFC.

J'ai assisté à une formation et je n'ai pas encore été remboursé(e)

Si votre stage s’est déroulé dans la même commune (ou limitrophe) soit de votre résidence administrative soit de votre résidence personnelle, vous ne pouvez prétendre aux remboursements trajet et repas.

Sinon, contacter par courriel la gestionnaire qui vous a adressé la convocation en rappelant le N° de dispositif + module + date de session.

Les frais de transport sont-ils calculés au départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale ?

L’administration se réserve le droit de prendre en compte pour le calcul des frais de déplacement celle qui est la plus économique pour elle, sur la base du tarif Sncf 2eme classe. Aucun remboursement n’est effectué si le lieu du stage se situe dans la même agglomération ou commune limitrophe.

Je constate que mes frais de restauration ne m'ont pas été remboursés, quelle peut être la raison ?

Soit vous n'avez pas coché la case dédiée à cet effet sur l'état de frais.

Soit vous ne remplissez pas les conditions requises. Par exemple aucun remboursement  n'est effectué lorsque l'action de formation s'effectue dans la même commune (ou commune limitrophe) que celle de votre résidence administrative ou personnelle.

Les dépenses de péage d'autoroute sont-elles remboursées ?

Non, les remboursements sont effectués sur la base du tarif dit SNCF 2ème classe.

Les dépenses de stationnement (horodateur, parking) sont-elles remboursées ?

Non, les remboursements sont effectués sur la base du tarif dit SNCF 2ème classe sans prise en compte de frais de stationnement.