Une sauvegarde de votre base est réalisée chaque nuit et stockée sur les serveurs de la DSI.
La possibilité offerte de sauvegarder soit-même la base et de la restaurer ne fonctionnera pas, elle n'est pas prévue pour un hébergement multi-bases tel qu'installé sur les serveurs du Rectorat.
Si vous avez besoin de restaurer une sauvegarde (jusqu'à une semaine auparavant), vous devez contacter l’assistance.
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#2 | Réaliser seul l’extraction des données sur Siècle ou utilisation d’un tableur pour importer les lecteurs (élèves et professeurs)
Si tout se passe bien : le RUPN réalise l’extraction des élèves depuis la base du secrétariat et la met au format PMB grâce à l'outil "MiseAuFormat" propre à Magret. Vous n’avez plus qu'à récupérer le fichier texte "elevespmb" et à l’importer dans PMB en suivant la fiche suivante :
Si vous devez faire des modifications dans le fichier "elevespmb":
Ne pas partir du fichier donné par le secrétariat directement. Les élèves dont les parents sont séparés seront en double si vous le faites. Il faut passer le fichier au convertisseur "MiseAuFormat".
Le fichier elevespmb.txt peut être renommé en elevespmb.csv et ensuite être ouvert avec LibreOffice Calc ou Excel pour être modifié, par exemple pour rajouter un numéro identifiant, des logins et mots de passe…
Une fois les modifications faites, on enregistre en csv à nouveau, avec le ";" comme séparateur.
On renomme à nouveau le fichier en elevespmb.txt et on peut ensuite l’importer.
Importer le fichier : cela se passe dans Administration > lecteurs > Import lecteurs. En début d’année, privilégier l’import complet. Attention tout de même, tous les lecteurs qui ont encore un prêt en cours se retrouveront en double (lecteur de l’année passée avec ses prêts et nouveau lecteur). Les autres seront remplacés par les nouveaux lecteurs.
Structure du fichier pour l’import des élèves :[Numéro identifiant]/Nom/Prénom/Rue/Complément de rue/Code postal/Commune/Téléphone/Année de naissance/Classe/Sexe/[Email]/[login/mdp]/[Prof Principal]
Fichier modèle (à transformer en .csv) pour constituer soit même un fichier élèves prêt à être insérer ou pour vérifier si le fichier dont on dispose est correctement constitué.
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Outils pour réaliser soi-même l’import des élèves et des professeurs depuis Siècle (poste administratif) :
Deux autres liens pour télécharger les tutoriels et l'exécutable :
Le tutoriel (version inchangée depuis 10 ans, à suivre scrupuleusement. Seuls les champs "Resp. Legal1" n'existent plus et doivent être remplacés par "repr. légal")
Affichage des facettes : Administration / Outils / Paramètres / OPAC / Modules affichés dans l’OPAC : "autolevel2" sur 2
Administration / Notices / Personnalisables : vérifier que pour chaque champ personnalisé sur lequel on souhaite que puisse porter la recherche, la case « Indexer pour activer la recherche dans ce champ » soit cochée. Une fois cette étape faite, il faudra réindexer sa base :
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Cette procédure est longue : Administration / Outils / Nettoyage de base / « Réindexer l’index global » et « Réindexer tous les champs de recherche »
Administration / OPAC / Facettes / Ajouter une facette :
#5 | Interaction OPAC/Portail et module de gestion par l’utilisation du compte lecteur
Préalable :
Affichage du login lecteur dans l’OPAC/Portail : Administration / Outils / Paramètres / OPAC / Modules affichés dans l’OPAC : show_loginform sur 1
Choix des onglets disponibles pour les lecteurs : Administration / Lecteurs / Statuts puis cocher les possibilités que l’on veut offrir aux lecteurs :
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Ecrire un avis :
Activer et paramétrer la possibilité d'écrire un avis : Administration / Outils / Paramètres / Emprunteurs : allow_avis puis choisir entre les différentes propositions (un choix pertinent : 1)
Historique des prêts :
Activer l’historique des prêts : Administration / Outils / Paramètres / Emprunteurs : archivage_prets sur 1
Importer et utiliser la procédure d'administration suivante : admin_proc_341.sql
⚠ : La procédure n'est pas rétroactive et l'historique des prêts ne pourra concerner que les prêts effectués depuis que le sous-type "archivage_prets" aura été passé sur 1 !
Suggestions d’acquisitions :
Activer le module acquisition
Administration / Outils / Paramètres / Acquisitions : active sur 1
Administration/Utilisateurs/[choix de l’utilisateur]/Modifier/Droits puis cocher la case « Acquisitions »
Ces opérations devraient vous ajouter un onglet « Acquisition » dans votre console administrateur
Suggestions
Administration / outils / paramètres / OPAC /Modules affichés dans l’OPAC : show_suggest sur 0 ou 1 (éviter le 2 : suggestion sans authentification ?)
Un lecteur qui veut faire une suggestion d’acquisition doit remplir au moins 2 champs !
#7 | Gestion et import des procédures et des actions personnalisables
Principes généraux
Les procédures sont des actions automatisés écrites en langage SQL et qui agissent directement sur la base de données. Vous pouvez inventer de nouvelles procédures, modifiez les existantes ou en importer.
Il existe des procédures pour les onglets :
Administration : pour faire des statistiques et des opérations générales sur la base de données.
Catalogue : actions sur les paniers, soit pour collecter des documents selon des critères, soit pour agir sur les documents des panier.
Circulation : après avoir activé le module paniers de lecteurs (Administration > Outils > Paramètres > Emprunteurs > show-caddie > 1), les actions permettent de modifier des infos sur les lecteurs.
Les procédures pour l'onglet "Administration" peuvent être classées dans des catégories pour être plus facilement identifiables.
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Importer des procédures dans son PMB
Télécharger les procédures
Vous trouverez de très nombreuses procédures d'action ou de sélection sur la page du site citedoc.bibli consacrée au téléchargement des procédures.
Pour télécharger une procédure, faites un clic-droit sur le nom ou le numéro d'une procédure puis "Enregistrer la cible du lien sous". Vous devez vous retrouver avec un fichier dont l'extension est ".sql". Notez bien l'emplacement sur votre disque dur où vous avez enregistré la procédure.
Importer les procédures
‼ Se rendre dans l’onglet correspondant à la catégorie de la procédure que l’on veut importer :
En bas de la page, en dessous de la liste des procédures, cliquez sur le bouton « Importer » ‼ Ne pas cliquer sur "Ajouter une procédure"
Cliquer sur le bouton "Parcourir" puis choisir un fichier de procédure en .sql et l’importer.
Lui attribuer une catégorie et enregistrer.
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Permettre à tous les utilisateurs d'une base PMB d'accéder aux procédures
Importer toutes les procédures d’un coup
Il est également possible d’importer toutes les procédures d’un coup. Mais pour cela, il faut faire une demande via un ticket à l’assistance académique, car cela passe par un import de tables de la base de données.
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#8 | Création d’une bannette de nouveautés et diffusion sur l’OPAC/Portail
Administration / Abonnements / Périodicités (les délais ci-dessous sont indicatifs)
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#b | Paramétrer le modèle prévisionnel d’un périodique
Ajouter un modèle prévisionnel et lui donner un nom (ex. : « Cahier principal » ou « Hors-série »…)
Choisir la périodicité parmi celles proposées
Date de début : mettre la date de réception du 1er numéro qui sera bulletiné automatiquement
Exclusion de date : paramétrer
Numérotation : Ne toucher à rien sauf « Format d’affichage » à remplir suivant l’origine du dépouillement (Citédoc bibli ou Mémofiches)
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Dépouillement avec Citédoc Bibli
Bulletinage : Modèle prévisionnel / Numérotation
Format de numéro : $NUM;
Format de libellé de période (quotidien, hebdo, bimensuel) : #0day($DATE;); #str_month($DATE;); #year($DATE;);
Format de libellé de période (mensuel, bimestriel,…) : #str_month($DATE;); #year($DATE;);
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Dépouillement avec les Mémofiches
Bulletinage : Modèle prévisionnel / Numérotation
Format de numéro : $NUM;
Format de libellé de période (quotidien, hebdo, bimensuel) : #date($DATE;);
Format de libellé de période (mensuel, bimestriel,…) : #0month($DATE;);/#year($DATE;);
Une fois tout paramétré, cliquer sur enregistrer puis « Générer la grille«
Vérifier que les dates surlignées en vert correspondent bien à des dates de réception du périodique.
#c | Paramétrer l’abonnement d’un périodique
Ajouter un abonnement et lui donner un nom (ex. « Abonnement annuel »)
Cocher le modèle retenu
Date de début : indiquer la date de début de l’abonnement (souvent la date du 1er numéro bulletiné automatiquement)
Remplir : Cote, support, localisation, section et statut (ne pas hésiter à choisir « Exclu du prêt » si vous ne prêtez pas le numéro en cours)
Numéro de départ : indique le 1er numéro bulletiné automatiquement, qui doit correspondre à la date de début indiquée plus haut
Cochez « Changer le statut du bulletin en Document en bon état […] » si vous avez choisi plus haut « Exclu du prêt »
« Enregistrer » et « Générer la grille »
#d | Visualiser le bulletinage automatisé
Catalogue / Périodique / Bulletinage
#e | Réparer d’éventuelles erreur ou un décalage
Choisir le périodique
Onglet « Abonnement »
Cliquer sur le nom de l’abonnement
RAZ de la grille
Date de début : date du numéro que l’on tient dans la main
Numéro de départ : numéro du périodique que l’on tient dans la main
Générer la grille puis OK
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Exemple d’informations sur la parution d’un périodique qui peut être utile pour paramétrer le bulletinage automatisé. Périodique : Le Monde des ados pour l’année 2021
[Merci à Marylène S. pour le partage]
Exemples de paramétrages pour quelques périodiques :
Donnés à titre indicatif, pour l'année 2021, certains seront à affiner/simplifier...
1 jour 1 actu
Périodicité : hebdomadaire
Jours de la semaine exclus : Lun - Mar - Mer - Jeu - Sam - dim
Mois dans l'année exclus : juillet - août
Geek junior
Périodicité : mensuel
Mois dans l'année exclus : août
Géo
Géo Ado
JeuxVidéo.com
Julie
Science & vie junior
Wapiti
Périodicité : mensuel
Le journal des enfants (JDE)
Périodicité : hebdomadaire
Jours de la semaine exclus : Lun - Mar - Mer - Ven - Sam - dim
Mois dans l'année exclus : juillet - août
Le monde des ados
Périodicité : quotidienne
Jours de la semaine exclus : Lun - Mar - Jeu - Ven - Sam - dim
Pour tous les documents sauf les périodiques : Edition / Etats et statistiques sur les exemplaires / 4.8. Liste pour inventaire et bibliographie à partir d'un panier d'exemplaires
Cet état s'applique à un panier. Il faudra donc auparavant remplir un panier avec tous les documents que l'on veut inventorier (ex. Recherche multicritère / Section = puis choisir une ou plusieurs sections...)
Pour les périodiques : Edition / Etats et statistiques sur les exemplaires / 4.9. Liste des exemplaires de périodiques pour inventaire
Une fois les listes générées, les exporter dans un tableur ("Export tableau EXCEL") puis les mettre en page avant impression.
